Statuts de l’Agence régionale de la langue picarde

COMPOSITION – COTISATIONS – ADHÉSION

ARTICLE 7 : Composition

L’ARLP se compose de deux collèges :

1- Le collège des membres de droit.

Sont de droit, membres de l’association :

• Le Président du Conseil régional Hauts-de-France, ou son représentant
• Trois élus désignés du Conseil régional Hauts-de-France ou leurs représentants
• Un représentant de chaque institution ou partenaire financier de l’ARLP dont la liste est donnée en annexe de ces statuts. Elle est actualisée annuellement à l’occasion de l’Assemblée générale ordinaire.

Un ou plusieurs sièges réservés à un membre de droit peut rester vacant.

2- Le collège des membres qualifiés.

Il s’agit de personnes physiques ou morales disposant d’une compétence reconnue dans les domaines d’intervention de l’ARLP. Ces membres sont agréés par le Conseil d’Administration après étude et approbation de l’acte de candidature que chaque candidat aura présenté individuellement (selon les modalités définies à l’article 9).

Une « personne morale » membre de l’Agence est représentée par trois personnes physiques, ses « mandataires » qu’elle désigne librement pour la durée de son choix. Le nom et les coordonnées de ces « mandataires » sont communiqués au Président de l’Agence lors de l’adhésion ; l’éventuel changement de « mandataire » est notifié sans délai au Président de l’Agence. Le « mandataire » d’une « personne morale » ne peut pas être membre en tant que « personne physique » pendant la durée du mandat qui lui a été confié.

Le mandat d’un « membre qualifié » est d’une durée de trois ans, renouvelable.

À titre exceptionnel, tous les adhérents de l’ARLP à jour de cotisation à la date de l’Assemblée générale extraordinaire du 11 juillet 2016 sont intégrés dans le collège des « membres qualifiés ». Les administrateurs de l’ancien collège des membres actifs en poste à cette date poursuivent leur mandat en tant que membre qualifié.

En aucun cas un membre de l’ARLP ne pourra se prévaloir de sa qualité d’adhérent pour engager l’Agence sur tel ou tel sujet politique ou philosophique.

ARTICLE 8 : Cotisations

Les cotisations sont fixées par le Conseil d’Administration. Deux tarifs sont distincts : le tarif « personnes physiques » et le tarif « personnes morales ».

Les cotisations sont renouvelables au plus tard trois mois après la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire, faute de quoi le membre est considéré comme démissionnaire (article 10).

Les membres de droit sont dispensés de cotisation.

ARTICLE 9 : Conditions d’adhésion

L’association s’engage à respecter, dans le cadre de ses activités, le principe de non-discrimination et garantit la liberté de conscience pour chacun de ses membres.

L’adhésion est réputée effective après avoir rempli deux conditions :

• Le versement de la cotisation annuelle;
• La ratification par le Conseil d’administration

Devenu adhérent, tout membre prend l’engagement de respecter les présents statuts ainsi que la « Charte d’adhésion » à l’ARLP, documents qui lui sont communiqués à son entrée dans l’Agence.

ARTICLE 10 : Perte de la qualité de membre

Cessent d’être membres de l’ARLP, sans que leur départ puisse mettre fin à l’association :

• Les membres qui ont présenté leur démission au Conseil d’Administration.
• Les membres qui n’ont pas payé leur cotisation annuelle dans les délais prescrits.
• Les membres qui ont été radiés par le Conseil d’Administration pour motif grave. Les agissements contraires aux présents statuts ou à la « Charte d’adhésion à l’ARLP » peuvent être considérés comme un motif grave. Le membre concerné aura préalablement été invité à présenter toute explication nécessaire au Conseil d’Administration. La décision de radiation motivée est sans appel.

Le membre faisant l’objet d’une procédure de radiation doit être invité, par lettre recommandée expédiée au moins quinze jours avant la réunion du Conseil d’Administration appelé à statuer sur son cas, à donner des explications par écrit à cette instance et à s’y faire entendre. Le cas échéant, la personne physique concernée (ou la personne morale qu’il représente) ne prend pas part au vote. Elle pourra se faire assister d’un membre de l’association ou d’une personne extérieure.

Les membres démissionnaires ou radiés ne peuvent prétendre au remboursement de leur cotisation annuelle.

MOYENS – RESSOURCES – COMPTABILITÉ

ARTICLE 11 : Moyens

Pour la réalisation de ses buts, l’ARLP se donne tous les moyens autorisés par la loi. Elle peut recruter et employer du personnel, elle se dote des locaux nécessaires à son action, elle produit et édite tous documents, périodiques ou non, concourant à son objet, et d’une manière générale elle se dote de tous moyens d’information, de communication, d’échanges et de débats, d’intervention et de négociation utiles à son action.

ARTICLE 12 : Ressources

Les ressources de l’ARLP comprennent :

• les cotisations des membres.
• les subventions de l’État, de la Région, des départements, des communes, des établissements publics ou autres collectivités territoriales.
• les conventions et accords financiers avec des partenaires privés
• les revenus créés à titre exceptionnel par décision du Conseil d’Administration.
• les produits des manifestations organisées par l’ARLP.
• les recettes des publications et des activités de l’ARLP.
• les intérêts et revenus des biens et valeurs appartenant à l’ARLP.
• les dons manuels, les souscriptions volontaires, de personnes physiques ou morales, notamment dans le cadre du mécénat.
• de toute autre ressource autorisée par la loi.

Les acquisitions, ventes, échanges et aliénations des biens immobiliers nécessaires à l’objet et au fonctionnement de l’ARLP doivent faire l’objet d’une délibération de l’Assemblée Générale.

ARTICLE 13 : Comptabilité

Il est tenu au jour le jour une comptabilité analytique en recettes et en dépenses pour l’enregistrement de toutes les opérations financières, selon le plan comptable en vigueur. Les comptes sont tenus par le Trésorier qui peut être assisté d’un comptable. Ils sont vérifiés annuellement par un Commissaire aux comptes désigné par l’Assemblée générale. L’exercice comptable de l’ARLP coïncide avec l’année civile, avec son ouverture au 1er janvier et sa clôture au 31 décembre.

ADMINISTRATION – FONCTIONNEMENT – PERSONNEL

ARTICLE 14 : Dispositions communes aux Assemblées Générales

Les Assemblées Générales de l’ARLP se composent de tous les membres, à jour de leur droit d’adhésion depuis plus de trois mois à la date de l’Assemblée Générale. Un membre « personne morale » peut déléguer plusieurs de ses propres membres lors d’une Assemblée Générale de l’ARLP ; cependant, seules les trois personnes qu’elle a mandatées à l’effet de la représenter (les « mandataires » dont les noms et les coordonnées ont été communiqués au Président de l’Agence, cf. article 7) participent avec voix délibérative aux débats et élections ; les autres personnes présentes assistent avec voix consultative.

Une « personne physique » ne peut être également le « mandataire » d’une « personne morale » (cf. articles 7 et 10). Chaque « membre de droit » participe aux Assemblées Générales avec une voix lors des délibérations. Les « membres de droit » ne prennent pas part aux élections des représentants au Conseil d’Administration.

Les participants invités par le Conseil d’Administration aux Assemblées Générales assistent avec voix consultative. Tous les électeurs sont éligibles et rééligibles. En cas de parité lors d’une délibération en Assemblée Générale, le Président de l’ARLP dispose d’une voix prépondérante. L’Assemblée Générale est convoquée par courrier ou par courriel au minimum dix jours avant la date retenue.

Elle pourra se réunir et délibérer valablement avec une partie ou totalité de ses participants à distance en visio ou audio-conférence. Les votes pourront également être organisés à distance et être exprimés soit par sondage en ligne soit par courriel. Les modalités du vote en ligne seront établies par le Conseil d’Administration et communiquées aux adhérents en même temps que la convocation.

Le Bureau de l’Assemblée Générale est celui du Conseil d’Administration.

L’ordre du jour est fixé par le Président.

ARTICLE 15 : Assemblée Générale Ordinaire

L’Assemblée Générale Ordinaire se tient au moins une fois par an, après la clôture de l’exercice comptable et au plus tard avant le 1^er juillet. En outre, une assemblée générale ordinaire peut se tenir sur convocation du Conseil d’Administration ou sur la demande écrite des deux-tiers des membres de l’association, adhérents depuis au moins six mois, Le Président expose la situation morale de l’ARLP dans le « rapport moral annuel ».

Le Trésorier rend compte de la gestion, après approbation par le Commissaire aux Comptes dans le « rapport financier annuel ». Le Directeur de l’ARLP expose le « rapport d’activités annuel ». L’Assemblée Générale Ordinaire émet son avis sur ces trois rapports, puis délibère. L’Assemblée Générale Ordinaire délibère sur tous les sujets portés à l’ordre du jour par le Bureau. L’Assemblée Générale Ordinaire procède au renouvellement du Conseil d’Administration (selon les modalités définies à l’article 17). Les membres absents et excusés peuvent donner pouvoir de vote à un autre membre possédant une voix délibérative. Ce vote par procuration est permis, cependant nul ne peut détenir plus d’un pouvoir en plus du sien. L’Assemblée Générale ordinaire délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents. Les votes en Assemblée Générale Ordinaire, autres que l’élection des membres du Conseil d’Administration, ont lieu à main levée ou via un système de vote électronique si l’Assemblée se tient tout ou partie à distance. Un vote à bulletin secret peut être demandé en Assemblée Générale par 50 % + 1 des membres participants.

Dans tous les cas, les décisions sont prises à la majorité de 50 % + 1 voix des membres présents ou représentés, au premier tour, à la majorité relative des voix des membres présents ou représentés, au second tour.

ARTICLE 16 : Assemblée Générale Extraordinaire

L’Assemblée Générale Extraordinaire est obligatoirement convoquée pour statuer sur les questions qui sont de sa seule compétence, à savoir :

• la ratification des modifications apportées aux présents statuts par le Conseil d’Administration (article 25).
• les modifications à porter aux présents statuts (hormis l’article 5).
• la dissolution de l’ARLP (article 26).
• un projet de fusion de l’ARLP avec une autre structure.

L’Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée par le Conseil d’Administration ou sur demande écrite de la moitié des membres de l’association, adhérents depuis au moins six mois auprès du Conseil d’Administration.

Pour délibérer valablement, l’Assemblée Générale Extraordinaire doit réunir au moins un tiers de ses membres. Il n’est pas exigé de quorum pour le collège des membres de droit. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée dans les trois semaines qui suivent avec un ordre du jour identique. Cette Assemblée Générale Extraordinaire délibère alors valablement quel que soit le nombre de membres présents.

Les votes en Assemblée Générale Extraordinaire ont lieu à bulletin secret pour les participants présents physiquement et via un système de vote en ligne pour les participants présents en audio ou visioconférence. Les décisions sont prises obligatoirement à la majorité des deux tiers des membres présents et représentés.

ARTICLE 17 : Composition du Conseil d’Administration

L’ARLP est administrée par un Conseil d’Administration composé de 15 administrateurs élus parmi le collège des membres qualifiés, d’un représentant du Conseil régional des Hauts-de-France, d’un représentant du Conseil économique social et environnemental régional des Hauts-de-France, d’un représentant de la Direction régionale des affaires culturelles des Hauts de France, de 3 administrateurs élus parmi les membres de droit, et d’un représentant du Comité scientifique et culturel . Certains postes d’administrateurs peuvent demeurer vacants.

Afin d’assurer la mise en œuvre des présents statuts, il est prévu une période transitoire de trois ans afin de permettre de passer de 24 à 15 administrateurs issus du collège des membres qualifiés. Le nombre de poste d’administrateurs sera réduit de 3 à l’occasion de l’Assemblée générale ordinaire 2021, de 3 à l’occasion de celle de 2022, et de 3 lors de celle de 2023.

Le Conseil d’Administration tendra à représenter, dans la mesure du possible, l’ensemble des départements constituant le territoire régional et à respecter la parité entre femmes et hommes. Les mineurs de plus de seize ans, munis de l’autorisation de leurs représentants légaux, sont éligibles au Conseil d’Administration mais ne peuvent pas l’être au Bureau.

Les membres du Conseil d’Administration sont élus par l’Assemblée Générale. Sont déclarés élus les candidats qui ont obtenu le plus de voix au seul tour d’élection organisé. En cas d’égalité parfaite, il est procédé à un tirage au sort entre les postulants ex-æquo. Les  mandats ont une durée de 3 ans. Ils sont renouvelables par tiers tous les ans.

Si un administrateur, à l’occasion de la tenue de l’Assemblée générale ordinaire, annonce sa volonté de mettre fin à son mandat, celui-ci est automatiquement soumis à l’élection lors de l’Assemblée générale ordinaire. L’administrateur élu en remplacement de de l’administrateur démissionnaire siègera pour la durée restante du mandat du poste laissé vacant. En cas de vacance de plusieurs postes, un tirage au sort a lieu entre les administrateurs élus en remplacement afin d’attribuer à chacun la durée restante de chaque poste laissé vacant.

Le Conseil d’Administration délibère valablement si au moins dix de ses membres sont présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint, un nouveau Conseil d’Administration est convoqué sous quinzaine ; il délibère alors valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. Les administrateurs absents et excusés peuvent donner pouvoir de vote à un autre administrateur possédant une voix délibérative. Ce vote par procuration est permis, cependant nul ne peut détenir plus d’un pouvoir en plus du sien.

En cas de parité parfaite, la voix du Président est prépondérante.

Le Conseil d’Administration élit au scrutin secret en son sein un Bureau composé d’au moins un Président, un Secrétaire et un Trésorier.

Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées. Toutefois, ils peuvent être indemnisés pour leurs frais réels engagés à l’occasion de missions particulières qui leur seraient confiées.

Le Directeur de l’ARLP est invité permanent aux réunions du Conseil d’Administration. Il participe librement aux débats, mais assiste aux délibérations avec simple voix consultative.

Le Conseil d’Administration a toute liberté d’inviter ponctuellement ou de manière permanente toute personne dont il estime la présence utile ou nécessaire. Ces invités participent librement aux débats, mais assistent aux délibérations avec simple voix consultative.

Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par an. Il est convoqué à l’initiative du Président de l’ARLP ou sur la demande de la moitié de ses membres.                                                                    Dans la mesure du possible, l’association doit prévoir le nombre de places attribuées aux hommes et aux femmes.

ARTICLE 18 : Rôles dévolus au Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour gérer et administrer l’ARLP en toutes circonstances, à l’exception de ceux accordés à l’Assemblée Générale.

En particulier :

• il décide de la création et de la suppression des emplois salariés.
• il donne son avis pour le personnel mis à disposition par d’autres organismes.
• il s’assure de la bonne exécution des budgets et du respect des objectifs de l’ARLP définis en commun avec les financeurs.
• il fixe le tarif des droits d’adhésion annuel (article 8).
• il décide des conventions à signer avec toute instance publique ou privée lorsqu’elles représentent un engagement financier supérieur à 5% du budget prévisionnel total de l’année en cours de l’Agence.
• il gère les ressources propres de l’ARLP.
• il a compétence en matière de décision des acquisitions et aliénations des immeubles nécessaires aux buts poursuivis par l’ARLP, de souscription d’emprunts, de constitution d’hypothèques, ou de conclusion de baux de longue durée.
• il est compétent pour toute mission qui a été confiée par l’Assemblée Générale.

Le Conseil d’Administration peut déléguer certains de ses pouvoirs au Bureau et au Président de l’ARLP.

Dans le cas de l’établissement d’une convention de partenariat ou de coopération avec une ou plusieurs autres structures poursuivant des buts mêmes analogues à ceux de l’ARLP, le Conseil d’Administration s’assure d’une représentativité réciproque d’une part de l’Agence dans les instances des partenaires concernés, et d’autre part des partenaires concernés au sein des instances de l’Agence avec voix consultative.

Le Conseil d’Administration peut appuyer son action ou s’entourer des conseils de personnes qualifiées en créant des commissions. Ces commissions peuvent accueillir des invités temporaires et des invités permanents membres de l’ARLP ou extérieurs à l’Agence. Chaque commission est composée au minimum d’un administrateur qui en est le rapporteur auprès du Conseil d’Administration. Le Directeur de l’Agence est membre de droit de chaque commission.

Le Président de l’ARLP est membre de droit de chaque commission. La composition détaillée et le fonctionnement des commissions sont précisés au Règlement intérieur.

Les procès-verbaux des séances du Conseil d’Administration sont signés par le Président et le Secrétaire et conservés au siège de l’ARLP.

Le Conseil d’Administration peut inviter à ses réunions toute personne qu’il jugera pertinent.

L’absence répétée et injustifiée d’un membre du Conseil d’Administration à 3 réunions consécutives entraînera sa démission de fait entérinée par la majorité du CA.

En cas de vacance de poste en cours de mandat, il sera proposé au(x) candidat(s) au Conseil d’administration lors de la précédente Assemblée générale n’ayant pas été élu (et ceci dans l’ordre du nombre de voix obtenu – en cas de nombre de voix obtenu identique, il sera procédé à un tirage au sort) d’intégrer le Conseil d’administration. L’administrateur ainsi désigné siégera pour la durée restante du mandat du poste laissé vacant.

Le budget annuel est adopté par le Conseil d’Administration avant le début de l’exercice.

Tout contrat ou convention passé entre l’association d’une part, et un administrateur, son conjoint ou un proche d’autre part, doit être présenté pour autorisation au Conseil d’Administration et pour information à la plus prochaine Assemblée Générale.

ARTICLE 19 : Le Bureau

Le Conseil d’Administration élit pour un an, parmi ses membres, un Bureau, organe d’exécution, composé de cinq membres au minimum :

• Un Président,
• Un premier Vice-Président,
• Un deuxième Vice-Président,
• Un Secrétaire,
• Un Secrétaire-adjoint,
• Un Trésorier,
• Un Trésorier-adjoint,

Lors de l’élection annuelle, le Conseil d’Administration peut décider d’ajouter des fonctions et des places au sein du Bureau (vice-président, adjoints, membres…). Une telle décision doit être formellement actée lors du Conseil d’Administration.

Le Bureau est chargé de la gestion courante de l’ARLP et de la mise en œuvre des délibérations prises par l’Assemblée Générale et le Conseil d’Administration. Il prépare les travaux du Conseil d’Administration.

Le Bureau a compétence en matière de gestion sociale du personnel. Le Bureau se réunit aussi souvent que nécessaire sur convocation du Président à la demande d’au moins deux  de ses membres. Le Directeur de l’ARLP est invité permanent aux réunions du Bureau. Il participe librement aux débats mais assiste aux délibérations avec simple voix consultative. Les modalités éventuelles de vote en Bureau sont similaires à celles de Conseil d’Administration. Les arbitrages du Bureau sont pris à la majorité des voix. En cas d’égalité, la voix du Président compte double.

ARTICLE 20 : Le Président

Le Président représente l’ARLP dans les actes de la vie civile. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Agence. Le Président informe au préalable le Conseil d’Administration de toute action en justice qu’il est appelé à mettre en œuvre. Le Président tient le Conseil d’Administration informé de l’avancement de ces actions. Une éventuelle action en justice ne nécessite jamais une autorisation préalable de l’Assemblée Générale. La représentation en justice, à défaut du Président, ne peut être assurée que par un mandataire agissant en vertu d’un pouvoir spécial conféré par le Conseil d’Administration.

Le Président décide avec le Trésorier de l’ouverture d’un ou plusieurs comptes de dépôt ou comptes courant auprès de toute banque ou tout établissement de crédit. Ils les font fonctionner, au nom de l’Agence. Le Président est habilité à signer les chèques et toute autre formule bancaire. Le Président peut déléguer à un autre membre du Bureau certains de ses pouvoirs, après accord du Conseil d’Administration.

Le Président préside les travaux du Conseil d’Administration. Le Président préside les Assemblées Générales. En cas d’absence ou d’empêchement, il est remplacé par le premier Vice-Président, ou à défaut par le deuxième Vice-Président, ou à défaut par un autre membre du Bureau.

ARTICLE 21 : Le Secrétaire

Le Secrétaire rédige les comptes rendus et tient les registres des délibérations des différentes réunions des instances de l’ARLP. Le Secrétaire rédige les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales. Le Secrétaire tient le registre spécial prévu à l’article 5 de la loi du 1^er juillet 1901 et les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901.

ARTICLE 22 : Le Trésorier

Le Trésorier tient la comptabilité de l’ARLP. Il est habilité à faire fonctionner les comptes de l’ARLP. Il procède à toutes vérifications comptables et il assume les règlements après décision d’achats ou de dépenses. Dans ce cadre, il est habilité à signer les chèques et toute autre formule bancaire.

ARTICLE 23 : Le Directeur

L’ARLP est dirigée par un Directeur, employé de l’Agence.

Le Directeur administre par délégation du Président en exercice, et sous son autorité, l’ensemble des services et du personnel de l’ARLP. Il assure, pour tout ce qui concerne l’emploi des moyens de l’Agence, la mise en œuvre de la politique et le fonctionnement de l’ARLP.

ARTICLE 24 : Le personnel

L’ensemble du personnel appointé par l’ARLP peut assister aux instances délibératives de l’Agence sur invitation du Conseil d’Administration. Il assiste alors avec voix consultative et ne peut en aucun cas participer avec voix délibérative.

MODIFICATION DES STATUTS – DISSOLUTION

ARTICLE 25 : Modification des statuts

Les présents statuts pourront être modifiés par le Conseil d’Administration, qui soumettra alors la modification à une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée à cet effet (article 16). Ils pourront être modifiés directement en Assemblée Générale Extraordinaire (hormis l’article 4) convoquée selon les modalités prévues à l’article 16.

ARTICLE 26 : Dissolution de l’ARLP

La dissolution ne peut être prononcée que par une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée spécialement à cet effet, selon les modalités de l’article 16.

En cas de dissolution, conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par l’Assemblée Générale Extraordinaire. Après examen du passif et de l’actif de l’ARLP, après contrôle et apurement des comptes, ce ou ces liquidateurs attribuent en priorité les biens et avoirs éventuels de l’ARLP à une ou plusieurs autres associations à but non lucratif poursuivant un objet analogue à celui de l’ARLP.

PROCÈS-VERBAUX – RÈGLEMENT INTÉRIEUR – FORMALITÉS

ARTICLE 27 : Procès-verbaux

Les délibérations et résolutions des Assemblées Générales (Ordinaire ou Extraordinaire), celles des Conseils d’Administration, et celles du Bureau de l’Agence font toutes l’objet de Procès-verbaux rédigés par le Secrétaire et paraphés par le Président de l’Agence et un autre membre du Bureau. Les Procès-verbaux sont établis sur un registre qui est conservé au siège de l’Agence. Le registre peut être consulté par tout membre de l’Agence qui en fait la requête par écrit auprès du Directeur ou d’un membre du Bureau de l’Agence.

ARTICLE 28 : Règlement Intérieur

Un Règlement Intérieur est établi par le Conseil d’Administration.

Le Règlement Intérieur est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à la rédaction de la « Charte d’adhésion à l’ARLP » (article 9), à l’administration interne et la gestion de l’Agence, au rôle et fonctionnement des commissions crées par le Conseil d’Administration (article 18), et plus généralement à l’ensemble des activités de l’Agence.

ARTICLE 29 : Formalités

Les membres du Bureau de l’ARLP sont chargés séparément ou conjointement de remplir les formalités de déclaration prévues par la loi du 1^er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901. Association déclarée en Préfecture d’Amiens le 16 mai 2008. Statuts modifiés lors des Assemblées Générales Extraordinaires des 25 juillet 2011, 11 juillet 2016 et 15 avril 2021.